Cara Cairkan Invoice dengan Cepat untuk Transporter Logistik
12/08/2022
Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai alat bukti pembayaran atau pembelian. Biasanya invoice berisi bukti yang menunjukan jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh customer.
Dalam menjalankan bisnis kecil maupun besar, Anda harus tetap mengirimkan invoice untuk setiap transaksi penjualan. Jika menjalankan bisnis besar, kemungkinan Anda akan mengirimkan puluhan invoice pada pelanggan dalam setiap harinya.
Namun, dalam semua invoice yang Anda kirim, ada berapa banyak dari klien atau pelanggan yang benar-benar membayar invoice dengan tepat waktu?
Dilansir dari Jurnal Entrepreneur, sebuah studi yang dilakukan oleh Himpunan Pengusaha muda terkait efisiensi tiket pembayaran invoice pun dilakukan. Penelitian tersebut menyatakan hanya 63% dari invoice yang dibayar tepat pada waktunya.
Salah satu alasan terbesar untuk pembayaran invoice yang terlambat adalah instruksi yang tak jelas dari pemberi invoice.
Lalu, bagaimana cara agar invoice dari klien cair dengan cepat? Ini dia informasinya!
1.) Buat Invoice yang Mudah Dimengerti
Sebagai permulaan, pastikan Anda membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Pasalnya, tidak semua pelanggan merupakan orang yang mengerti ilmu akuntansi. Hal tersebut membuat Anda harus membuat invoice yang mudah untuk dimengerti oleh pelanggan.
Anda dapat mencantumkan nama barang atau jasa dengan cara yang mudah dimengerti oleh pelanggan dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui soal barang atau jasa yang sudah mereka pesan meskipun dilihat secara sekilas saja.
Penempatan logo perusahaan pun penting dalam pembuatan invoice. Hal tersebut akan memudahkan pelanggan mudah untuk mengidentifikasi perusahaan Anda.
Tak sampai sana, dengan Anda melakukan personalisasi invoice, hal tersebut akan membuat perusahaan Anda terlihat lebih profesional dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran.
2.) Kirim ke Orang yang Tepat
Ketika Anda mengirimkan invoice, Anda perlu memastikan bahwa yang menerima invoice adalah orang yang tepat. Hal itu diperuntukan agar proses pembayaran bisa diproses dengan cepat dan tepat.
Dibutuhkan ketelitian atau minimal melakukan double check sebelum Anda mengirim invoice. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengurangi risiko salah kirim invoice.
Ada beberapa hal yang pada umumnya terjadi, yakni mengirim invoice ke orang yang salah karena tertukar dengan invoice klien lain. Hal tersebut pun bisa menjadi penyebab tagihan tak terbayarkan.
3.) Kirim Invoice Secepatnya
Setelah menyelesaikan semua pengiriman barang dan membereskan perjanjian bisnis, Ada baiknya untuk Anda mengirimkan invoice pada klien secepatnya.
Ketika Anda mengirim invoice lebih cepat, hal itu membantu untuk mendorong mereka untuk mengirim invoice lebih cepat.
Jadi, jangan ragu untuk mengirim invoice Anda tepat setelah proses jual beli selesai ya!
4.) Tetapkan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran
Denda bisa menjadi “cambuk” tersendiri agar klien bisa membayarkan invoice tepat waktu. Dengan menambahkan biaya keterlambatan ke dalam invoice, Anda akan menekankan unsur penting dalam tagihan Anda.
5.) Kirimkan Pengingat
Bukanlah hal yang tidak mungkin ketika pelanggan lupa terhadap invoice yang ditujukkan pada mereka. Seiring dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab yang mereka lakukan sehari-hari, bukan hal mustahil ketika invoice menjadi terlupakan.
Jika tanggal jatuh tempo sudah berlalu dan belum ada pembayaran, cobalah untuk mengirimkan pengingat melalui berbagai macam sarana seperti e-mail, sms, whatsapp atau bahkan panggilan telepon.
Dengan mengirimkan pengingat, Anda bisa membantu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar dan menunjukkan keseriusan Anda dalam melakukan penagihan invoice.
6.) Tawarkan Metode Pembayaran yang Mudah
Tidak adanya akses pembayaran yang mudah bisa menjadi salah satu alasan para pelanggan atau klien cenderung menunda pembayaran invoice yang Anda berikan. Biasanya pelanggan harus transfer dan jika jumlahnya terlampau besar, maka mereka harus pergi ke bank terdekat untuk melakukan transfer melalui cara manual.
Anda tentu saja bisa membayangkan reportnya hal ini jika harus terjadi mengingat para pelanggan pastinya punya berbagai macam pekerjaan lain yang perlu diselesaikan.
Dengan menawarkan banyak metode pembayaran bagi pelanggan, Anda bisa mempermudah pembayaran mereka. Dengan cara ini, tentu saja para pelanggan akan lebih mudah untuk melakukan pembayaran.
Namun di masa pandemi ini, tentu saja banyak perusahaan yang tak bisa melunasi invoice dengan segera. Kita semua mengetahui bahwa berbagai perusahan dari bermacam-macam sektor mengalami penurunan.
Ketika perusahaan tersebut mengalami penurunan pendapatan, mereka tentu saja mengalami kesulitan dalam mengatur keuangan dan tak bisa melunasi invoice dengan segera. Lalu, bagaimana solusinya?
Kargo Tech Solusi Pencairan Invoice Lebih Cepat untuk Transporter
Menyadari bahwa masalah pembayaran invoice adalah isu yang cukup penting karena menyangkut kelancaran cash flow sebuah bisnis, maka Kargo menawarkan program Shipper Referral.
Program ini ditujukan untuk para vendor pemilik truk atau transporter yang mengalami kesulitan dalam menjalankan operasional bisnis karena terhalang TOP pencairan invoice dari shipper yang panjang.
Selain itu, program ini bisa membantu masalah keuangan para transporter untuk memperbaiki kondisi keuangan mereka. Apalagi di masa-masa kritis seperti pandemi belakangan ini. Tentunya beberapa bisnis merasakan dampaknya sehingga tidak sedikit dari shipper yang sulit untuk membayar invoice dengan tepat waktu.
Bagaimana program ini bekerja?
Dalam proses pengiriman barang, umumnya TOP customer berjalan cukup panjang, yaitu 60-90 hari. Program Shipper Refferal bisa memangkas proses tersebut. Lewat program ini, transporter bisa melakukan pencairan invoice lebih cepat. Program Shipper Referral ini bekerja untuk memberikan pembayaran lebih cepat kepada perusahaan Anda setelah pengiriman selesai dilakukan.
