Apa Pentingnya Surat Jalan Untuk Pengiriman? Berikut Penjelasannya.

13/04/2021

Apa pentingnya surat jalan untuk pengiriman? Surat jalan merupakan dokumen utama dalam proses pengiriman yang harus selalu dipegang oleh pengendara truk. Dengan adanya surat jalan, proses pengiriman berarti mempunyai identitas, darimana truk ini berasal, isi muatan, siapa pengirimnya dan siapa penerima. Sehingga surat jalan adalah surat yang bersifat formal dan dapat diterima oleh lembaga dan pihak manapun, seperti polisi dan dishub.

Jika pengiriman tidak disertai dengan surat jalan, tentu pengiriman berubah statusnya menjadi ilegal dan akan ketahuan jika tertangkap. Surat jalan adalah salah satu peraturan yang harus dipatuhi oleh pihak perusahaan, dan pembeli dalam melakkan kegiatan pengiriman, dan tidak lupa tugas dari pengirim yang harus membawa surat jalan agar pengiriman tidak berubah menjadi status ilegal. Berikut ini penjelasan seputar pengertian dari surat jalan, dan apa sih pentignya surat jalan untuk pengiriman?

Hubungi Kargo Untuk Bergabung via WhatsApp dan dapatkan Muatan Rutin Sekarang Juga

Apa Itu Surat Jalan?

contoh surat jalan

Seperti yang sudah disinggung sedikit di atas, surat jalan merupakan dokumen legal yang berperan dan berfungsi sebagai identitas dari sebuah perjalanan. Tidak hanya sebagai identitas dalam proses pengiriman, namun surat jalan juga berfungsi sebagai tanda bahwa dilakukannya pengiriman barang ke konsumen, sehingga jika barang terjadi sesuatu di jalan, maka penjual tidak harus menggantinya melainkan asuransi yang harus bertanggung jawab.

Surat jalan bersifat formal dan mengikat, sehingga melalui surat jalan ini sopir dapat memberikan keterangan tentang isi muatan dan identitas lain kepada polisi. Surat jalan juga merupakan bukti bahwa pengiriman sudah disepakati oleh penjual dan pengirim, sehingga sah pengiriman dilakukan, bukan hanya sebelah pihak saja.

Dalam surat jalan sendiri berisikan informasi berupa identitas pengiriman barang. Informasi yang ada pada surat jalan yaitu:

1. Nama Perusahaan pengirim

2. Jenis dan jumlah barang yang dibawa

3. Keterangan.

4. Lokasi tujuan barang dikirimkan

Dengan melihat surat jalan kepolisian akan melakukan pengecekan muatan yang akan disesuaikan dengan surat jalan. Jadi, jika pada surat jalan tidak sesuai dengan muatan yang ada maka petugas berhak melakukan penahanan, penilangan, hingga pengangkutan barang pengiriman.

Apa Pentingnya Surat Jalan? Fungsi serta Kegunaan

Setelah mengetahui pengertian dari surat jalan di atas, tentu kamu sudah mengetahui sekarang pada pengiriman surat jalan merupakan hal yang penting untuk di bawa/ atau di buat. Surat jalan tentu memiliki fungsi lain selain identitas pengiriman. Apa saja fungsinya? Berikut penjelasannya.

1. Dokumen Informasi

Darimana polisi atau petugas harus mencocokan muatan dengan status pengiriman? Satu-satunya adalah dengan menggunakan surat jalan. Fungsi utama dari surat jalan yaitu sebagai dokumen yang memberi informasi dari barang yang dikiri dan dimuat dalam kendaraan. Surat jalan lah yang pada akhirnya menjadi acuan oleh petugas lalu lintas saa melakukan pemeriksaan muatan, apakah sesuai atau perjalanan dilakukan secara ilegal.

2. Dokumen Resmi 

Tentu surat jalan adalah dokumen resmi sebagai surat resmi dari kedua pihak (penjual dan pembeli) sehingga terjadilah proses pengiriman barang. Dengan adanya surat jalan, mulai dari bongkar muat, proses, hingga barang sampai di tempat akan lebih mudah dan tanpa adanya penolakan dari pihak penerima.

Dirangkap pertama surat jalan, karyawan dapat menjadikannya sebagai bukti yang sah dari transaksi bahwa pengiriman barang telah selesai dilakukan. Laporan bahwa barang sudah diterima oleh konsumen juga tercantum pada rangkap pertama dokumen tersebut. Dengan begitu, pembukuan akuntansi perusahaan atas kegiatan transaksi yang telah dilakukan dapat disusun berdasarkan laporan pada surat jalan tersebut.

Rangkap kedua dari surat jalan menjadi tanda bukti atas pesanan barang yang dilakukan konsumen. Melalui surat jalan rangkap kedua itulah pembeli dapat mengetahui tagihan transaksi dan batas waktu pembayarannya.

Terakhir, surat jalan rangkap ketiga dan keempat berguna sebagai arsip atau catatan dari perusahaan yang membuat dokumen tersebut. Jadi, keberadaan dari surat jalan tidak boleh disepelekan agar pengiriman barang dapat berjalan dengan baik dan perusahaan memiliki arsip kegiatan transaksi yang telah dilakukan.

Fungsi Dari Lembar Surat Jalan

Pada dasarnya surat jalan sendiri memiliki 3 lembar, lembar pertama adalah lembar berwarna putih yang akan dibawa kembali oleh supir untuk dikembalikan ke pengirim sebagai tanda bahwa barang sudah dikirimkan. Supir dapat juga menyimpan surat itu sebagai tanda pembayaran atau yang sering disebut (invoice). Sementara itu lembar putih dijadikan sebagai surat invoice juga bagi penjual jika barang yang dikirimkan belum lunas.

Lembar kedua yang berwarna merah berfungsi sebagai bukti penjualan yang diberikan oleh penjual untuk penerima. Lembar ini juga dapat disimpan jika pembayaran pembeli belum melunaskan, sehingga sebagai bukti dari sebuah pembayaran.

Lembar ketiga dan kelima adalah catatan laporan dari transaksi yang dilakukan. Lembar catatan ini diberikan untuk pencatatan yang akan diberikan ke pihak akuntasi perusahaan.

Jika kamu ingin membuat surat jalan, ada beberapa informasi yang penting terkait dengan pengiriman perusahaan. Dan informasi tersebut harus dituliskan. Informasi tersebut adalah:

1. Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim

2. Nomor surat

3. Tanggal pengiriman

4. Nama serta alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman

5. Rincian dari barang atau muatan yang dikirim, biasanya terdiri dari nama barang, keterangan jumlah barang, kode barang, maupun harga.

Point-point di atas adalah format surat jalan yang harus ada, namun bisa juga kamu sertakan nama sopir pengantar serta nomor polisi kendaraan. Agar lebih aman dan legal, setiap pihak yang terlibat dalam proses pengiriman harus menandatangani surat jalan tersebut. 

Berikut tadi adalah fungsi dan pengertian dari surat jalan untuk pengiriman barang. Nah, untuk transporter tentu surat jalan adalah hal penting yang harus dijaga selama perjalanan. Begitupun bersama Kargo, kami akan selalu mengingatkan driver kami untuk selalu menjaga surat jalan dan meminta surat jalan dari setiap pengiriman.

Download Format Surat Jalan word di artikel ini.

Kirim Jalan Bersama Kargo Tanpa Masalah di Jalan

Kami sendiri merupakan perusahaan logistik yang telah melakukan pelatihan terhadap transporter kami secara rutin, tentu surat jalan adalah salah satu kewajiban yang harus dijaga agar proses perjalanan pengiriman dapat berjalan dengan baik. Segera bergabung bersama kami dan menjadi mitra transporter yang profesional bersama Kargo.

Dapatkan muatan rutin bersama Kargo dan juga muatan untuk pulang, sehingga pada satu perjalanan kamu akan mendapatkan 2 pengirman. Tentu dengan begitu akan meningkatkan penghasilan para driver dan juga transporter. Bergabung sekarang dan jangan lupa download aplikasi Kargo transporter sekarang juga dan segera dapatkan muatan bersama Kargo.

Cara Bergabung Jadi Mitra Transporter Kargo

Tertarik? Mulai cari muatan dengan Kargo sekarang