Surat jalan adalah dokumen penting yang wajib digunakan oleh pihak yang tengah melakukan pengiriman barang dari suatu tempat. Surat ini, wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor) yang bertugas untuk mengirimkan barang milik konsumen sampai ke tujuan.

Beberapa fungsi surat jalan yang harus Anda ketahui adalah sebagai berikut:

1. Sebagai dokumen tertulis yang berisi detail informasi barang yang dikirim oleh shipper (pengirim barang). Detail tersebut antara lain adalah nama barang, jumlah barang, dan harga barang.

2. Sebagai dokumen yang digunakan oleh ekspedisi untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, misalnya pada saat pengecekan yang dilakukan petugas keamanan, dan polisi.

3. Sebagai dokumen yang disahkan oleh pihak vendor dan shipper bahwa barang sudah diangkut ke dalam truk dan selesai dikirim sampai ke tujuan.

4. Sebagai dokumen yang digunakan oleh akuntan atau bendahara dari pihak vendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan.

5. Sebagai dokumen bukti jika pihak shipper ingin mengajukan klaim asuransi terkait barang yang tertulis di dalamnya. Tanpa ini, biasanya pihak asuransi akan sulit menerima klaim shipper

Itulah 5 fungsi yang bisa dijadikan alasan kenapa surat tersebut sangat penting dikeluarkan oleh pihak vendor dan disahkan oleh pihak shipper. Tanpa adanya ini, pengiriman tidak bisa dibuktikan sudah selesai dan vendor tidak bisa menerima pembayaran. Kemudian, shipper tidak akan bisa mengajukan klaim asuransi kepada pihak terkait.

Informasi Penting di Dalam Surat Jalan

Melihat pentingnya surat tersebut, maka beberapa informasi di bawah ini seharusnya dicantumkan di dalam surat jalan pengiriman barang:

1. Nomor surat pengiriman barang sesuai yang telah dikeluarkan oleh pihak vendor.

2. Detail barang yang diberikan kepada vendor dari shipper, seperti nama barang, jumlah barang, harga barang, berat barang, beserta dengan keterangannya.

3. Tanda tangan pihak penerima, pengirim dan vendor.

4. Stempel vendor (jika diperlukan).

Tidak ada gaya dan cara penulisan surat yang baku, semuanya dikeluarkan sesuai dengan keinginan masing-masing pihak vendor. Berikut ini hanya contoh surat jalan pengiriman barang yang biasa digunakan.

Bagaimana Cara Kirim Surat Jalan di Kargo?

Bagi Anda yang sudah menyelesaikan pengiriman dan ingin mengirim surat supaya bisa mendapatkan pembayaran tepat waktu, silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Buka aplikasi Kargo Vendor.

2. Masuk dengan akun Anda.

3. Pergi ke halaman “Shipment”

4. Pilih salah satu pengiriman yang sedang berjalan dan ingin diselesaikan.

5. Klik tombol “Set as Completed”.

6. Foto/scan surat Anda. Lalu, klik tombol “Submit” untuk menyelesaikannya.

Langkah terakhir, beritahulah kepada pihak shipper mengenai surat tersebut untuk dicek dan disahkan agar seluruh fungsi surat jalan pengiriman barang sebagaimana fungsinya bisa terpakai.