10 Hal yang Harus Dipersiapkan Sebelum Pindahan Kantor

Ongkos jasa pindahan kantor memang tak bisa dipungkiri menjadi perhatian lebih pada saat harus melakukan pindahan. Namun, bukan hanya itu saja loh yang harus diperhatikan pada saat ingin melakukan pindahan kantor. Tentu akan banyak pertimbangan dan banyak juga yang harus diperhitungkan. Disamping itu juga masalah yang ada, kamu harus memikirkan untuk sementara bagaimana mengatur tempat yang kecil saat ini padahal karyawan semakin banyak sambil menunggu proses pindahan kantor sesuai dengan rencana.

Banyaknya pemikiran yang bercabang tentu akan mengganggumu dalam melakukan pindahan. Nah, untuk membuat persiapan ini lebih ringkas dan tidak bercabang berikut ini 10 hal yang harus kamu siapkan pada saat kamu ingin berencana untuk melakukan pindahan kantor.

Hubungi Sekarang via WhatsApp Untuk Mengetahui Proses Pengiriman dengan Menggunakan Jasa Pindahan Kantor bersama Kargo

Persiapan Sebelum Kamu Melakukan Pindahan

Melakukan rembukan bersama manajemen tim merupakan hal yang pertama dilakukan untuk menentukan hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk melakukan pindahan kantor.

Jika, kamu memiliki perusahaan yang kecil dan tidak rumit, mungkin pengurusannya semuanya akan lebih gampang, namun bagaimana jika memiliki properti, dokumen hingga mesin produksi yang harus ikut dipindahkan? Tentu hal ini harus dipikirkan matang-matang. Sebelum memikirkan itu semua yuk simak persiapan perusahaan yang harus disiapkan saat pindah kantor baru

1. Memilih Lokasi yang Strategis

Memilih lokasi kantor tentu saja bukanlah sebuah hal yang mudah. Namun hal yang paling penting adalah kamu harus memilih lokasi yang strategis tentunya dekat dengan produksi bahan baku yang kamu gunakan. Tentukan tujuan dengan memilih lokasi tersebut, namun jangan lupakan karyawan yang bekerja karena jika kedua tersebut tidak dipikirkan secara berdampingan tentu akan menyulitkan satu sama lain

Tak hanya strategis, lokasi yang nyaman dan luas pun merupakan hal yang esensial. Jika kamu berniat untuk menyewa gedung, disarankan untuk memilih waktu sewa yang fleksibel. Hal tersebut bertujuan agar kamu tak kesulitan jika tak ingin memperpanjang sewa di kemudian hari.

2. Meninjau Fasilitas & Properti di Gedung Kantor yang Baru

Hal yang lumrah terjadi jika kamu memilih gedung perkantoran, property seperti meja, kursi, rak buku sudah yang sudah disediakan oleh pihak pengelola gedung. Namun sebagian juga menyewakan ruangan kosong tanpa property di dalamnya. Properti kantor sendiri membutuhkan modal yang tak kecil dalam sebuah usaha. Jadi, ada baiknya jika kamu menanyakan fasilitas apa yang disediakan di gedung tersebut. Hal tersebut bisa membantu kamu membandingkan berbagai ruang kantor yang tersedia untuk mendapatkan harga paling efektif sesuai budget dan ruangan sesuai kebutuhan.

3. Perencanaan Matang

Seperti yang sudah dibahas, pindah kantor sudah pasti akan mengeluarkan budget yang tak sedikit. Hal tersebutlah yang membuat kamu harus membuat perencanaan yang matang untuk melakukan pindahan kantor. Dengan melakukan perencanaan yang melibatkan direksi perusahaan tentu akan banyak masukan apa saja yang dibutuhkan dan bagaimana cara pindahan yang efisien. Nah, tentu melakukan pindahan juga membutuhkan budget yang terukur dilihat dari biaya packing, memindahkan barang, dan penataan kembali barang pindahan di kantor yang baru.

4. Buatlah Dokumentasi Properti

Jika kamu sudah memutuskan untuk pindah dan mengetahui tempat yang tepat, selanjutnya cobalah untuk membuat dokumentasi properti sebelum berkemas. Hal ini akan memudahkan kamu untuk melakukan packing barang.

Karena percayalah, pada dasarnya saat kondisi kantor memiliki banyak barang, kamu tak akan mampu mengingat lokasi semua barang meski mereka sudah tersusun rapi di dalam boks. Dokumentasi juga bisa dilakukan dengan cara pencatatan barang dan membuat journal pencatatan agar barang tidak ada yang hilang dan tercecer. Jika sudah melakukan hal-hal di atas, jangan lupa untuk memberikan check list untuk barang yang sudah tersusun dalam boks.

5. Membuat Jadwal

Seperti yang sudah dibahas, pindah kantor bukanlah sebuah hal yang mudah. Akan ada banyak sekali hal yang perlu diurus di tengah kesibukan kantor yang tetap berjalan normal, namun harus berhimpitan dengan jadwal packing dan pindahan yang pula semakin mendekat.

Hal di atas membuat kamu harus pintar-pintar membuat jadwal kegiatan. Cobalah untuk membagi waktu untuk kapan perusahaan harus mengurus izin dan lisensi, dan juga kapan waktu yang tepat untuk renovasi kantor baru lalu mulai memindahkan barang-barang ke tempat tersebut.

6. Melakukan Renovasi Ruang Kerja

Kamu mungkin menjadi orang yang sangat beruntung jika memilih tempat penyewaan kantor yang memberikan izin untuk perusahaan melakukan renovasi. Pasalnya seringkali desain ruang kerja kantor tak sesuai dengan image perusahaan.

Ketika desain tak sesuai dengan image perusahaan, tentu saja kamu mau tidak mau perlu melakukan sedikit renovasi. Apalagi ketika kantor akan sering dikunjungi oleh clients. Kamu bisa menggunakan jasa office interior contractor untuk membantu kamu merombak ruangan dimulai dari desain, memilah kebutuhan renovasi hingga finishing. Namun, perombakan memang lebih baik dilakukan dengan mudah dan tidak terlalu mengubah secara signifikan, yang terpenting adalah kebutuhan tiap divisi mulai dari ruangan hingga kelengkapan telah terpenuhi.

7. Hubungi Clients

Hubungi mitra atau clients kamu bahwa kamu ingin melakukan pindahan, agar jika masih ada hubungan yang belum terselesaikan mungkin dapat diselesaikan. Cobalah untuk melakukan ini sebelum kamu benar-benar pindah untuk mengurangi kesibukan di kemudian hari. Tidak hanya clients namun kamu juga harus mengganti alamat pada kolom alamat mulai dari website, sosial media dan lain-lain. Tak hanya itu, hal ini pun bisa mempermudah clients menemukan kantor baru sehingga kamu tak perlu kehilangan rekan bisnis. 

Tolak Ukur Dana yang Dibutuhkan Untuk Pindahan Kantor

Setelah hal yang harus diperhatikan pada saat pindahan kantor, sekarang saatnya kamu memikirkan bagaimana cara mengeksekusi pindahan tersebut. Ada beberapa aspek yang harus kamu perhitungkan sebelum melakukan pindahan sendiri, berikut penjelasannya.

8. Tenaga Kerja

Pindahan dengan kantor kecil mungkin masih bisa dilakukan sendiri dengan beberapa karyawan yang dapat membantu. Namun, jika kamu harus memindahkan muatan besar dari kantor lama ke kantor baru tentu kamu membutuhkan tenaga kerja yang kompeten untuk mengurusi packaging hingga bongkar muat barang. Untuk menentukan tenaga kerja mungkin kamu bisa menggunakan jasa sewa pindahan kantor yang memiliki paket untuk mengurusi hal-hal itu agar tidak kesulitan dalam pindahan kantor.

9. Packing Barang

Menentukan packing barang tidak bisa dilakukan sembarang, apalagi terhadap barang-barang pecah belah, mesin produksi hingga barang rentan lainnya. Perhitungan berdasarkan total barang yang dimiliki dan apa saja yang dipacking harus menjadi perhatian untuk tahap ini. Untuk mengetahui jenis packing dalam logistik kamu bisa cek artikel ini “Tips Packing Barang Untuk Dikirim Berdasarkan Jenisnya”.

10 Menggunakan Jasa Pindahan Logistik yang sudah Berpengalaman

Jika kamu pusing dan tak ingin mengeluarkan budget lebih untuk jasa pindahan kantor, Kargo menawarkan solusi terbaik untuk setiap permasalahan logistik. Bersama Kargo, kamu bisa mendapatkan harga dan jasa terbaik untuk melakukan pindahan. Jika ada kesulitan seputar pindahan kantor, kamu bisa menghubungi Kargo lebih lanjut untuk melakukan pindahan.

Kargo sendiri menyediakan pelayanan yang sangat ramah dalam menghadapi pandemi ini. Menyedikan proses pelayanan dan pengiriman menggunakan teknologi digital, jadi kamu tidak perlu takut apalagi meragukan keamanan yang digunakan oleh Kargo.

Menggunakan jasa Kargo, kamu dapat menawar harga, melakukan negosiasi,  dan hanya tinggal menunggu formulir tawaran. Pengiriman barang menggunakan aplikasi bisa jadi lebih mudah, cepat, praktis dan tentunya aman untuk kesehatan kamu dan karyawan lainnya. Tak hanya untuk jasa pindahan kantor, kamu juga bisa menggunakan jasa Kargo untuk distribusi produk katering, mebel/ furniture hingga mengirim berbagai macam produk ke luar kota di sekitar Jawa. Bersama Kargo, semua bisnis jadi lancar!

Untuk sewa truk sekarang, kamu bisa juga dengan melakukan pemesanan truk langsung dengan aplikasi Kargo Shipper yang bisa di download sebelumnya di Playstore atau hubungi langsung via WhatsApp untuk jasa pindahan.