Perbedaan Procurement & Purchasing dan Penyediaan Jasa Logistik Kargo

Procurement & Purchasing mungkin menjadi kata yang seringkali kita temukan berdampingan di setiap perusahaan, entah itu di bagian divisi dalam perusahaan atau istilah proses pengadaan barang. Namun kenyataannya kedua istilah ini mempunyai perbedaan walaupun memiliki makna yang selaras, baik purchasing maupun procurement memiliki tujuan yang sama yaitu berfungsi sebagai penyedia jasa.

Berikut ini penjelasan, pengertian dan perbedaan dari kedua istilah ini lebih lanjut yang akan dijelaskan di bawah ini.

Lakukan Pengiriman Barang B2B untuk Pengiriman Rutin Hasil Produksi Dengan Aman Bersama Kargo. Hubungi Sekarang via WhatsApp Untuk Lebih Detail Mengenai Pengiriman Barang Jabodetabek dan Pulau Jawa.

Pengertian Procurement

Procurement adalah tindakan dan tanggung jawab untuk memperoleh barang dan jasa sesuai dengan kualitas, kuantitas, harga, sumber dan waktu yang baik untuk perusahaan dalam membelanjakan sebuah kebutuhan. Pada bagian ini tentu ada pihak yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses procurement yaitu:

– Pimpinan Organisasi: sebagai persetujuan pengadaan

– Manajer Pro : Persetujuan pengadaan

– Staff Pengadaan dan Administrasi : Pelaksanaan pengadaan

– Manajer Keuangan/ Staff Keuangan: Pelaksana Pembayaran.

Baca Juga: Pengertian Perusahaan Jasa Dan Contoh Perusahaan Jasa

Perbedaan Procurement dan Purchasing 

Procurement adalah bidang divisi yang membawahi kegiatan purchasing atau mengadakan barang. Kegiatan ini dilakukan sesuai dimulai dari perencanaan hingga perhitungan yang melibatkan sejumlah karyawan agar pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan budget yang dimiliki oleh perusahaan.

Purchasing adalah cara mengadakan barang yang diminta oleh perusahaan untuk kebutuhan operasional dan proyek. Prosesnya juga panjang untuk melakukan purchasing mulai dari perencanaan, permintaan, proses administrasi, barang sampai di tempat hingga transaksi dari kedua belah pihak. Purchasing sendiri dalam bahasa inggris adalah pembelian barang. 

Nah, sampai sini kamu tentu sudah mengerti kan sedikit kenapa procurement & purchasing itu kerapkali dijadikan satu kesatuan kata walaupun keduanya mempunyai makna yang berbeda. Intinya adalah istilah ini diperuntukan untuk penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, pengadaan barang dan jasa juga memiliki proses yang panjang agar perusahaan vendor, supplier dan konsumen dapat terpenuhi keinginannya.

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Purchasing & Procurement

Penasaran apa saja sih tugas dari seorang purchasing dan divisi procurement? Berikut ini tugas seorang buyer/ purchasing yang harus dilakukan.

1.) Menyusun list Vendor atau supplier atau partner penyedia jasa.
2.) Menyusun list pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh departemen divisi perusahaan.
3.) Membuat list Purchasing Order (PO).
4.) Melakukan negosiasi, mediasi, dan komunikasi dengan vendor/ supplier tentang harga barang atau jasa yang akan dibutuhkan perusahaan.
5.) Meminta approval anggaran pembelian barang/ jasa kepada divisi keuangan.
6.) Melakukan pengecekan kondisi kualitas barang atau jasa yang akan dibeli
7.) Melakukan dokumentasi dari dokumen pembelian barang dan jasa sebagai bukti kepada perusahaan.
8.) Melakukan kerjasama dan internal dan kerjasama external (monitoring).

Tanggung Jawab Seorang Purchasing Meliputi:

1.) Memastikan kebutuhan yang akan di beli oleh perusahaan
2.) Memastikan pengajuan pembelian barang sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan.
3.) Memastikan kondisi barang yang akan dibeli sesuai target perusahaan
4.) Menjaga hubungan baik dengan vendor atau supplier barang atau jasa tersebut.
5.) Dokumentasi barang

Baca Juga: Apa Itu Cross Docking? Manfaat, Keuntungan, dan Kekurangannya

Proses Pengadaan Barang dan Jasa Procurement & Purchasing

Setelah melihat kemiripan dan perbedaan dari procurement & purchasing berikut ini proses dan langkah yang dilakukan procurement untuk pengadaan barang dan jasa. Berikut ini proses dari pengadaan barang dan jasa yang dilakukan procurement

1. Perencanaan

Proses perencanaan untuk pengadaan jasa ataupun mencari supplier produk, ataupun bahan baku tentu harus direncanakan oleh para manager dan staff dari bagian procurement. Banyak yang harus dipertimbangkan untuk mengadakan barang jasa, mulai dari mencocokan anggaran hingga pertimbangan barang dan jasa tersebut seefektif apa digunakan. Hal ini harus dilakukan karena barang yang direncanakan akan sangat mempengaruhi penghasilan dari suatu perusahaan. Perencanaan ini bersifat inisiatif yang diajukan oleh divisi procurement untuk perusahaan tersebut.

Namun ada juga requirement determination atau pengumpulan permintaan barang/jasa dari perusahaan itu sendiri yang sudah terukur. Setelah mengumpulkan hasil permintaan jasa, bagian procurement dapat menimbang kembali dan mencari vendor yang sesuai untuk digunakan olehnya. Pada perencanaan secara garis besar dibagi menjadi 5:

1. Membuat rencana Procurement

2. Dokumentasi proses pembelian

3. Jenis dokumen barang

4. Melakukan keputusan pembelian

5. Identifikasi potensial seller.

2. Penawaran Supplier atau Jasa

Proses pengadaan barang jasa selanjutnya adalah melakukan pemilihan supplier, vendor ataupun jasa yang dipilih dan akan dipertimbangkan. Biasanya akan ada beberapa pertimbangan untuk mendapatkan supplier mulai dari keuntungan, komitmen, fleksibel dan cash flow yang lancar.

Jika sudah mendapatkan supplier yang sesuai dengan keinginan kamu perlu melakukan pendekatan agar kerjasama antara keduanya berlanjut dalam jangka panjang, agar procurement tidak kerepotan dalam kurun beberapa bulan harus berganti vendor dan mengurusi administrasi dari awal kembali. Sisanya adalah menjalin hubungan dengan baik dan memantau jalannya bisnis antara perusahaan dengan vendor. Namun dalam proses pembelian berikut ini proses utama yang harus kamu lakukan:

1. Membuat permintaan proposal RFP

2. Mendapatkan tanggapan penjual

3. Memilih penjual dan bernegosiasi

4. Permintaan kontrak yang telah disetujui atasan.

3. Monitoring

Setelah dealnya keputusan yang dilakukan kedua belah pihak, selanjutnya yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan monitoring pengadaan barang sesuai dengan perjanjian yang diajukan pada penawaran jasa. Proses procurement terjadi pada siklus periode perjanjian kerjasama yang ditentukan. Kegiatan dari monitoring pada siklus yang ditentukan kurang lebih sebagai berikut:

1. Memanage hubungan procurement pembeli dan penjual

2. Memonitor performa kontrak

3. Menerapkan perubahan dan koreksi sesuai aktivitas

Kegiatan monitoring akan dilakukan terus menerus dan tentu akan ada perubahan yang terjadi selama prosesnya, oleh karena itu proses utama di atas ini sangat penting adanya laporan setiap penggunaan ataupun hal yang berkaitan dengan transaksi keduanya.

Baca Juga: Fungsi Manajemen Logistik (Pengertian, Manfaat, dan Komponen Lain di Dalamnya)

Manajemen Logistik (Procurement & Purchasing)

Perlu diketahui jika di dalam suatu bisnis, diperlukan adanya pihak lain ataupun supplier barang lainnya agar kebutuhan produksi maupun dari segi penjualan kamu menjadi tidak terhambat. Untuk hal ini, kamu perlu mencari dan memiliki pemasok supply lainnya agar rantai supply bisnis tetap berjalan meskipun sedang berlangsungnya pandemi ini.

Dengan adanya pemasok-pemasok barang lainnya apabila terjadi keterlambatan ataupun keterlambatan pengiriman barang ke tempat bisnis, tentunya barang akan tetap terjaga stock nya dan arus logistik barang tetap lancar dikarenakan adanya supplier lainnya yang tetap memenuhi kebutuhan dari bisnis kamu tersebut.

Berbicara tentang procurement & purchasing, Kargo selaku perusahaan distribusi penyewaan truk terbaik memiliki 3 hal utama yang dijadikan barometer perusahaan untuk melakukan pengiriman, yaitu:

Kualitas Pelayanan: Kualitas pelayanan terhadap konsumen yang menggunakan jasa logistik bersama Kargo tentu menjadi perhatian utama. Saat ini kamu akan didukung oleh pelayanan pengiriman berbasis teknologi yang memudahkan kamu pada saat pengiriman berlangsung.

Cost Biaya yang dikeluarkan oleh konsumen ataupun mitra yang akan bekerjasama dengan Kargo tentu akan disesuaikan oleh permintaan yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Hal ini dapat dinegosiasikan melalui B2B yang bisa diminta langsung oleh calon konsumen untuk melakukan pengiriman rutin yang fleksibel (sesuai permintaan waktu dari calon konsumen).

Ketepatan Waktu masih masuk ke dalam kategori pelayanan, namun kategori ini sendiri dibagi lagi menjadi prioritas utama dari sebuah pengiriman yang layak untuk dikembangkan. Saat ini sendiri sudah banyak perusahaan-perusahaan besar yang sudah melakukan kemitraan bersama Kargo, hal ini dilakukan karena ketepatan waktu yang dijalani oleh kami sudah berjalan dengan sangat baik.

Itulah sekilas atau dasar pengetahuan perbedaan procurement dengan purchasing yang perlu kamu ketahui. Sebagai solusinya, Kargo hadir untuk menjadi pilar logistik pengiriman barang B2B pengiriman rutin yang bisa kamu andalkan! Kargo merupakan sebuah platform digital yang dapat memudahkan bisnis kamu dalam mempermudah arus pengiriman logistik agar supply chain dari bisnis akan tetap terjaga dengan cepat, mudah, dan juga aman. Tak hanya sampai disitu, juga bisa memantau alur barang logistik kamu hanya di dalam genggaman smartphone! Mudah sekali bukan?

Jadi, tunggu apalagi? Buat arus supply chain kamu menjadi lebih cepat dan efisien bersama dengan Kargo!