Pengertian dan Fungsi Surat Pengiriman Barang

Surat pengiriman barang adalah dokumen penting yang harus ada dalam setiap proses logistik atau pengiriman barang. Pasalnya surat ini bisa berpengaruh terhadap suksesnya sebuah pengiriman. Apakah barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan atau justru ada yang tidak lengkap dan kurang. Untuk lebih jelasnya berikut informasi lengkap mengenai surat pemberitahuan pengiriman barang. 

Apa itu surat pengiriman barang?

Surat pengiriman barang adalah surat yang dilampirkan bersamaan dengan proses pengiriman barang, seperti perorangan, toko, hingga perusahaan. Surat pengiriman barang ini dibuat dengan maksud dan tujuan agar si penerima barang memiliki persiapan untuk menerima barang tersebut sesuai daftar yang tertera. 

Surat ini wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor), yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang agar bisa sampai ke alamat tujuan. Nantinya, dari daftar barang yang tertera, pihak penerima bisa mengklaim apabila ada barang kurang atau semisal tidak sesuai.

Baca Juga: Jangan Salah! Ini Cara Memilih Ban Truk untuk Muatan Berat yang Tepat

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Secara umum, surat pengiriman barang tidak hanya berfungsi sebagai dokumen pelengkap pengiriman melainkan memiliki beberapa fungsi lainnya. Di mana, fungsinya ini sedikit berbeda dengan jenis surat perniagaan lainnya. Berikut fungsi dari surat pemberitahuan pengiriman barang:

1.) Surat pemberitahuan pengiriman barang berfungsi untuk memberi informasi kepada konsumen atau penerima barang bahwa barang yang dipesan itu tersedia atau tidak.

2.) Surat pemberitahuan pengiriman barang bisa menjadi alat untuk meyakinkan penerima bahwa barang pesanannya telah disiapkan dan dikirim dengan baik oleh penyedia jasa pengiriman barang.

3.) Surat pemberitahuan pengiriman barang bisa dijadikan acuan untuk mengecek apakah produk dan barang yang dikirim sesuai dengan yang diminta atau tidak. 

4.) Surat pemberitahuan pengiriman barang bisa menjadi alat yang membantu pengirim menagih pembayaran kepada konsumen atau penerima barang tersebut.

Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Surat Pengiriman Barang?

Sama halnya dengan pembuatan surat pada umumnya, surat pengiriman barang juga memiliki beberapa bagian yang perlu diperhatikan, di antaranya:

1. Kop surat

Kop surat berisi mengenai profil perusahaan Anda. Isinya berupa nama perusahaan,  alamat, dan kontak yang dapat dihubungi. Bagian ini penting karena untuk menunjukkan kredibilitas surat pemberitahuan pengiriman barang tersebut apakah valid atau tidak. Selain itu, nomor telepon yang tertera bisa membantu kurir ketika mereka tidak bisa menemukan alamat yang ditujukan. 

2. Nomor surat

Bagian nomor surat berfungsi untuk internal perusahaan Anda yaitu perihal pengarsipan dokumen. Dengan begitu, nomor tersebut bisa menjadi penanda apabila suatu saat dokumen dibutuhkan dan harus dicari dengan cepat.

3. Nama dan alamat tujuan yang dituju

Karena itu adalah pengiriman barang, maka nama dan alamat penerima yang ingin dituju adalah hal yang sangat penting. Informasi ini berguna untuk membantu supir mengirim barang ke tangan yang tepat, bukan salah alamat.

4. Perihal surat

Penggunaan perihal sangat penting dalam sebuah surat untuk menunjukkan hal-hal yang dibahas di dalamnya. Dalam surat pengiriman barang penulisan perihal dapat sangat berguna untuk memudahkan penerima mengetahui maksud pengiriman surat.

5. Rincian pesanan barang

Selain nama dan alamat, rincian lengkap mengenai barang yang dikirimkan juga tidak boleh lupa dicantumkan. Sebab, detail pesanan ini berguna untuk mengecek dan memastikan apakah barang pesanan tersebut benar-benar sesuai atau tidak.

Isinya bisa berupa waktu pengiriman barang, harga, jumlah serta mungkin metode pembayaran yang bisa dilakukan. Semua rincian ini sangat berguna karena berkaitan dengan hal yang harus dilakukan penerima untuk memenuhi kewajibannya kepada pengirim barang.

Baca Juga: Kir adalah Syarat Wajib yang Harus Dimiliki Kendaraan Pengangkut

Jenis Dokumen dalam Pengiriman Barang

Selain surat pengiriman barang yang berisi informasi perihal pengiriman, berikut ada jenis dokumen lain yang biasanya digunakan dalam pengiriman barang:

1.) Shipping Instruction (SI)

Surat ini berisi instruksi dari pengirim kepada perusahaan ekspedisi cargo untuk melakukan pengiriman barang. Isinya berupa: nama pengirim dan penerima, alamat pengirim dan penerima, jumlah koli, dan jenis barang.

2.) Packing List

Sesuai namanya, dokumen ini berisi daftar barang yang dikirimkan meliputi: jenis barang, jumlah barang, berat barang, dan ukuran barang.

3.) Invoice

Invoice atau faktur merupakan dokumen tagihan yang harus dibayarkan pengirim kepada perusahaan ekspedisi cargo. Isinya mencakup berat barang, asuransi, tarif per kg, dan total biaya yang harus dibayarkan.

4.) Airway Bill

Airway bill adalah dokumen bukti yang menunjukkan jika barang sudah diangkut atau dikirim. Surat ini juga bisa digunakan sebagai suatu tanda bukti dalam mengambil paket atau barang kiriman.

Perbedaan Surat Pengiriman Barang dengan Delivery Order

Surat pengiriman barang adalah dokumen yang berisi daftar produk apa saja yang dikirimkan oleh pengirim barang. Surat ini hanya bisa dibuat oleh vendor atau pihak ekspedisi yang melakukan pengiriman barang.

Sedangkan, delivery order adalah dokumen yang dapat dikeluarkan oleh pemilik barang, penerima barang, pengirim atau pengangkut untuk menyerahkan barang kepada pihak lain. Hal ini lantaran delivery order berfungsi sebagai surat perintah atas pengiriman barang yang sudah disepakati oleh penjual dan penerima yang ditujukan kepada bagian gudang perusahaan. 

Itulah tadi pembahasan mengenai surat pemberitahuan pengiriman barang, fungsi dan juga dokumen lainnya. Dari pembahasan tersebut, dapat diketahui bahwa surat tersebut berperan sangat penting dalam proses pengiriman barang.

Baca Juga: Mau Banjir Delivery Order? Yuk Coba Truk Balikan di Kargo

Gabung Bersama Vendor Kargo.tech untuk Pengiriman Barang yang Lebih Lancar!

Kargo merupakan penyedia jasa sewa truk yang memiliki lebih dari ratusan permintaan setiap harinya untuk diantarkan. Jika Anda vendor pemilik kendaraan truk dan sedang menjalankan usaha ekspedisi truk, segera bergabung bersama Kargo untuk mendapatkan muatan rutin, balen, dan harian hanya dengan melakukan pendaftaran online melalui aplikasi Kargo vendor.

Jangan hanya mempersiapkan surat pengiriman barang saja, perbanyak juga Delivery Order Anda dengan bergabung bersama Kargo Tech!