Pentingnya Surat Jalan dan Faktur Penjualan Dalam Distribusi Logistik

Surat jalan dalam kegiatan distribusi sering kali disebut-sebut. Sebenarnya, seberapa pentingkah surat jalan dalam pengiriman barang di bisnis B2B?

Menjawab pertanyaan tersebut jawabannya tentu saja sangat penting. Surat jalan adalah barang yang sangat penting karena ia bisa menjadi bukti sebuah produk yang dikeluarkan atau yang dimasukkan ke dalam gudang stok sebuah bisnis.

Tanpa adanya surat jalan, pihak orang gudang biasanya takkan memperbolehkan produk ke luar dari gudang. Hal tersebut dikarenakan tak ada dokumen yang membuktikan jika klien sudah membeli atau membayar produk tersebut atau belum. Lalu, apakah surat jalan bisa diturunkan begitu saja? Jawabannya tidak.

Hubungi Sekarang Invoice Cepat Bersama Kargo via WhatsApp Sekarang Dilayani secara Lengkap Bersama Call Center Kami.

Definisi Surat Jalan

Surat jalan merupakan surat konfirmasi barang kepada pihak gudang yang membuktikan bahwa barang pesanan sudah sampai di gudang. Surat jalan sendiri tak hanya sebagai konfirmasi melainkan akan dijadikan pegangan orang gudang ketika ditanyakan oleh pihak keuangan.

Maksudnya, orang gudang akan tahu berapa barang yang telah datang ke perusahaannya. Surat ini pun terbit bersamaan dengan faktur penjualan. Faktur penjualan sendiri akan dipegang oleh orang keuangan dan surat jalan biasanya dipegang oleh orang gudang.

Kapan Surat Jalan Bisa Diterima?

Surat jalan sendiri tak akan bisa turun begitu saja dengan mudah. Sebab, untuk memperoleh surat jalan ada serangkaian tahapan yang perlu di dilewati sebelum membuat surat jalan. Biasanya surat jalan akan dibuat bila faktur penjualan sudah diterima pihak klien dan di-acc sebagai sebuah pembelian barang yang sudah selesai.

Usai faktur penjualan diterima oleh klien yang akan membeli produk, maka surat jalan baru bisa dibuat. Biasanya pembuatan dokumen ini akan membutuhkan waktu lama karena perlu memasukan lagi detail satu per satu mulai dari nama, alamat, produk hingga jumlah uang yang perlu dibayarkan.

Sales faktur penjualan sendiri merupakan kunci untuk membuat surat jalan. Apabila dokumen faktur penjualan penjualan sudah disetujui oleh kedua pihak, kamu bisa langsung mengubahnya menjadi surat jalan.

Apa itu Faktur Penjualan yang Bisa Diubah Jadi Surat Jalan?

Faktur penjualan dalam bahasa Inggris sendiri berarti Sales Invoice. Faktur penjualan adalah lembar bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan atau customer atas pembelian barang atau jasa. Faktur penjualan biasanya akan dikirim oleh pemasok bersamaan dengan atau setelah pengiriman barang/jasa selesai dilakukan.

Tidak ada bahan atau bentuk baku dari faktur penjualan sehingga perusahaan dapat mengubah bagian-bagian faktur sesuai dengan kebutuhan.

Kegunaan Faktur Penjualan

Ada berbagai macam fungsi faktur penjualan yang perlu kamu ketahui. Apalagi salah satu tujuan penerbitan faktur penjualan adalah sebagai bukti transaksi yang sudah dilakukan oleh perusahaan kamu dan perusahaan lain. Berikut serangkaian kegunaan faktur penjualan

1. Sebagai informasi megenai produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen

2. Sebagai informasi terkait besaran tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen

3. Sebagai bukti yang sah apabila produk atau jasa yang sudah digunakan tercantum dijual kembali oleh pihak lain

4. Sebagai bukti yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan

5. Sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan tagihan

6. Sebagai agunan untuk mengajukan peminjaman modal

Jenis-Jenis Faktur Penjualan

Di Indonesia sendiri, kamu bisa menemukan 3 jenis faktur penjualan. Tentu saja kegunaan ketiganya berbeda-beda, berikut ini jenis-jenis faktur penjualan yang perlu kamu ketahui.

Baca Juga: Jenis Truk Terbaik Untuk Distribusi (Tahan Banting Untuk Pengiriman Barang Antar Kota)

1. Faktur Penjualan Biasa

Jenis faktur penjualan ini adalah yang paling umum dan sering digunakan dalam setiap kegiatan transaksi. Tak hanya itu, faktur penjualan jenis ini pun bisa dikatakan yang paling sederhana. Hal tersebut dikarenakan faktur penjualan ini hanya berisi rincian item, jumlah, harga satuan dan harga total dari barang yang akan dibeli.

2. Faktur Penjualan Proforma

Faktur penjualan proforma adalah jenis faktur penjualan yang memiliki sifat  temporer, atau tidak selamanya alias sementara. Faktur ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual melakukan pengiriman barang pesanannya.

Faktur penjualan ini bisa dikatakan sebagai faktur penjualan pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan dengan cara bertahap. Saat seluruh barang sudah diterima pelanggan, maka penjual baru akan menyerahkan faktur penjualan biasa sebagai ganti dari faktur penjualan ini.

3. Faktur Penjualan Konsuler

Jenis terakhir yang akan kita bahas adalah jenis faktur penjualan khusus yang digunakan dalam kegiatan ekspor dan impor. Biasanya, faktur penjualan jenis ini digunakan oleh sebuah perusahaan.

Dalam faktur penjualan konsuler, biasa terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

Ketika membicarakan soal jenis dari faktur penjualan, tentu Anda juga perlu memahami soal hal-hal yang membedakan jenis-jenis faktur penjualan. Tak hanya itu, kamu juga perlu memahami komponen dalam faktur penjualan. Hal ini diperlukan jika perusahaan sering melakukan pembelian barang.

 Baca Juga: Fungsi Manajemen Logistik (Pengertian, Manfaat, dan Komponen Lain di Dalamnya)

Faktur Penjualan dan Invoice Financing

Invoice financing adalah sebuah solusi pendanaan yang tepat bagi kamu ketika sedang berbisnis. Seperti yang sudah kita ketahui, terkadang klien atau customer tak bisa melunasi faktur penjualan dengan cepat. kamu perlu menunggu beberapa bulan untuk mendapatkan pembayaran meski barang pesanan sudah dikirim.

Padahal ketika membicarakan  bisnis, perputaran model sangatlah penting. Jadi, ketika ada klien yang membayar terlambat, hal tersebut bisa membuat finansial perusahaan menjadi tidak sehat. Di sinilah peran invoice financing untuk menyelamatkan bisnis kamu.

Tidak seperti bank yang akan meminta kamu mengagunkan aset, invoice financing biasanya hanya meminta kamu menunjukkan faktur penjualan agar dana pinjaman bisa cair. Waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan dana pun tak lama. Biasanya penyedia jasa financing hanya membutuhkan waktu maksimal 1 hari kerja untuk mencairkan dana pinjaman invoice financing.

Kargo Technologies Penyedia Jasa Invoice Financing Terpercaya

Program Dana Pencairan Cepat milik Kargo adalah program invoice financing yang khusus diperuntukan bagi pebisnis yang bergelut dibidang pengiriman logistik. Program ini bisa membantu masalah keuangan para transporter untuk memperbaiki kondisi keuangan mereka.

Apalagi di masa sulit karena pandemi yang tak kunjung usai ini. Tentunya akan sulit bagi customer atau pelanggan untuk membayar invoice secara tepat waktu. Akhirnya, pembayaran yang molor pun bisa mengganggu biaya operasional harian yang tentu saja tak bisa dihentikan.

Kargo selalu memikirkan kemudahan kamu untuk mencairkan dana dari vendor truk. Program invoice financing ini pun bekerja untuk memberikan pembayaran lebih cepat untuk perusahaan kamu setelah pengiriman selesai dilakukan. kamu bisa mencairkan faktur penjualan hanya dengan 3-5 hari kerja!

Tertarik mencoba program invoice financing kami? Yuk, kunjungi https://https://https://kargo.tech/wp-content/uploads/2020/04/c790b439-sektor-kecuali-psbb.jpg.tech/wp-content/uploads/2020/04/048a484a-sektor-kecuali-psbb.jpg.tech/early-payment/  dan daftarkan diri Anda segera!

Cara Invoice Financing Cepat Bersama Kargo